Birimin temel görevi hastane bünyesindeki birimlerin ihtiyacı olan mal, hizmet ve danışmanlık hizmet alımları ile yapım işlerini Döner Sermaye Bütçesi, Genel Bütçe ve İl Özel İdaresi Bütçesi kaynaklarından gerçekleştirmektir. Bunun için birçok pazar araştırma ve satın alma işlemleri başlangıçtan muayene ve kabul aşamasına kadar birim tarafından yerine getirilmektedir.
Bu işlemler sırasıyla;
İhtiyacın tespit edilmesi: Her yıl olağan olarak gerçekleştirilen alımların ihtiyacının birime zamanında ulaşılmasının sağlanması için ilgili diğer birimlerle iletişime geçilmektedir. Bunun dışında çeşitli birimlerden gelen ihtiyaç talepleri toplanarak birleştirilebileninler birleştirilmekte ve böylece daha büyük alımlara çıkılması sağlanarak daha uygun alımlar gerçekleştirilmektedir.
İhtiyacın niteliklerinin belirlenmesi: Talep edilen ihtiyaçların nitelikleri ihtiyaç talep eden birimlerden ya da görevli Teknik Şartname Hazırlama Komisyonundan Teknik Şartname alınarak ihtiyaca uygun niteliklerin tespitine olanak sağlanmaktadır.
İhtiyacın niteliklerine göre niceliğinin güncellenmesi: İhtiyacın belirlenen niteliklerine göre miktarında değişiklik gerekmesi durumunda miktar tekrar güncellenmektedir.
İhtiyacın yaklaşık maliyetinin belirlenmesi: 4734 sayılı K.İ.K.’na göre nitelikleri ve niceliği belirlenen ihtiyaçların yaklaşık maliyetinin tespiti için alım yapan diğer kurumlardan, Sağlık Bakanlığı Malzeme Kaynak Yönetim Sisteminden, idarenin önceki alımlarından ve tedarikçilerden elde edilen verilere göre yaklaşık maliyetin tespiti için gerekli işlemler yapılmaktadır.
İhtiyacın tedarik usulünün tespiti: Yaklaşık maliyetin tespitinden sonra yaklaşık maliyet tutarına göre ihtiyacın tefariğinin; doğrudan temin, pazarlık usulü, açık ihale veya diğer ihale usullerinden hangisiyle yapılacağı tespit edilmekte ve buna göre alım işlemlerine başlanmaktadır. Ayrıca yaklaşık maliyete göre ilan süreleri tespiti yapılmaktadır.
İhale hazırlıkları: Yaklaşık maliyetin tespitinden sonra alım usulü belirlenerek onay belgesi düzenlenmekte ve doküman hazırlıklarına ve ilan hazırlığına başlanmaktadır. Bu hazırlıklar içinde Teknik Şartnamenin hazırlanması veya gözden geçirilmesi, İdari Şartname hazırlanması, Sözleşme Tasarısı hazırlanması, Standart Formların hazırlanması, plan, proje vs hazırlanması bulunmaktadır. Bundan başka hazırlanan bu dokümanlar ihale dokümanı olarak aday veya isteklilere satılmak üzere onaylı olarak ya da cd ortamına alınarak çoğaltılmaktadır. Bunlardan başka İhale Başkanı ve Üyelerine vermek için İhale İşlem dosyaları onaylı olarak çoğaltılmaktadır.
İhalenin Duyurulması: Yaklaşık maliyete göre tespit edilen ve alım usulüne göre düzenlenen Onay Belgesindeki usule uygun olarak alım veya yapım duyurulmaktadır. Bu duyuru doğrudan teminde Birimimiz Kayıtlarındaki tedarikçilerden, piyasadan tedarikçi olabileceklerden, diğer kamu kuruluşlarının tedarikçilerinden uygun olanlara (yeterli sayıda adaya) telefon, e-posta, faks, posta ile duyurulmakta ve en uygun alım gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır. İlanı zorunlu olmayan pazarlık ihalelerinde ise ihaleye davet yazısı ile ihale uygun sayıda adaya duyurulmaktadır. İlanı zorunlu pazarlık ihalelerinde ve açık ihalelerde mevzuata göre yerel gazete, Kamu İhale Bülteni veya hem yerel gazete hem Kamu İhale Bülteninde olmak üzere standardına uygun olarak ve mevzuattaki sürelere uyularak ilanla ihale duyurulmaktadır.
Komisyonların Tespiti: Yedekleriyle birlikte tespit edilen İhale komisyonu üyelerine durum tebliği edilmektedir. Bu tebligatla birlikte bu üyelere İhale işlem dosyasının onaylı bir kopyası verilmektedir.
İhale Dokümanının Adaylara Gösterilmesi ve Satılması: Hazırlanan İhale Dokümanı istekli adaylarına gösterilmekte ve isteyenlere bedeli karşılığında onaylı bir sureti satılmaktadır.
İhaleye İtirazlar: İhale sürecinde ihaleye yapılan itirazları incelemek üzere görevlendirilen Raportörlere görevlendirme yazıları iletilir.
Tekliflerin alınması: İdareye sunulan teklifler usulüne göre kaydedilerek teslim alınmaktadır.
Tekliflerin İncelenmesi: İhale günü ihale saatinde idareye sunulan teklif zarfları ihale komisyonuna teslim edilmekte ve ihale oturumu sırasında da gerekli kayıtların tutulması için komisyona destek verilmektedir.
İhale kararlarına itiraz olması durumunda: (ihalenin her hangi bir aşamasında yapılan itirazlarda da) itirazların sonuçlandırılması için İhale Yetkilisince ihale işlemleri durdurulmakta, itiraz cevaplanana kadar veya itiraz haklı ise eksikli veya yanlışlık düzeltilene kadar ihale işlemlerine devam edilmemekte ve hatta İhale Yetkilisince ihale iptali yoluna da gidilebilmektedir.
İhalenin Sonuçlanması ve Sözleşme imzalanması: Komisyonların kararı ihale yetkilisince onaylandıktan sonra mevzuata uygun süreler geçirilmeden isteklilere kesinleşen ihale kararı tebliğ edilmektedir. İhale kararının tebliğinden sonra süresinde itiraz yapılmaması veya itiraz yapılmasına rağmen bunun geçersiz bulunması ve bu durumda itirazın K.İ.K.’na taşınmaması veya taşınmasına rağmen bu kurumca itirazın reddedilmesi durumlarında kararın kesinleşmesiyle ihale üzerinde kalan istekliye sözleşme yapması için davet yazısı tebliğ edilmektedir. Süresi içinde kesin teminatını yatırması ve 4734 sayılı K.İ.K.’nun 10 maddesinde sayılan durumlarda olmadığını ispatlayan belgeleri tamamlaması durumunda istekli ile sözleşme (sözleşme tasarısına göre) düzenlemekte ve yükleniciye ve ihale yetkilisine akdedilmesi için sunulmaktadır. Süresi dolan geçici ve kesin teminatların firmalara iadesi için gerekli yazışmalar yapılır.
Sözleşmeye bağlanan alımların ilgili birimlere bildirilmesi: Sözleşmeye bağlanan alımlarda (sözleşme yapılmadan gerçekleştirilen alımlarda da alım kararı) alımın sözleşme şartlarına ve Teknik Şartnamelere göre gerçekleştirilebilmesi için ilgili evrak ihtiyaç birimlerine, kontrol ve denetim elemanlarına, muayene ve kabul komisyonu sekretaryasına ve Tahakkuk ve Ayniyat birimlerine iletilmekte ve/veya durum bildirilmektedir.